對于需要提升品牌形象和影響力的企業(yè)來(lái)說(shuō)，策劃一場(chǎng)成功的展會(huì )能將企業(yè)的魅力和實(shí)力完美地展現在大眾面前，當然了，其還能有效的傳播企業(yè)相關(guān)信息，在與公眾雙向互動(dòng)的過(guò)程中提升其對企業(yè)品牌的認同度！那么想策劃一場(chǎng)成功的展會(huì )，不妨且看下文。
要策劃一場(chǎng)成功的展會(huì )，首先要明白其類(lèi)型和規模，它們的運作程序上也因此存在著(zhù)一些不同，從類(lèi)型上看，它有展銷(xiāo)會(huì )、博覽會(huì )、節慶活動(dòng)、大型會(huì )議等，在規模上，展會(huì )也有大小型之分。一般來(lái)說(shuō)，大型的活動(dòng)通常是由專(zhuān)業(yè)的展覽機構來(lái)舉辦，參展者可以通過(guò)報名、繳費租用展位的方式來(lái)參展，比如地區性的各種展覽會(huì )；而小型展覽則是由企業(yè)或者其他組織自己創(chuàng )辦的，主要是用來(lái)展示自身的產(chǎn)品或者與品牌密切相關(guān)的主題，并且有些是短期展出有些是長(cháng)期展出保留的，這類(lèi)展會(huì )主要的功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神，同時(shí)也對內部員工進(jìn)行相關(guān)培訓教育的場(chǎng)所和方式。對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，策劃參展主要以小型為主。作為公關(guān)人員的一項重要工作，需要了解以下運作程序：
1.整合相關(guān)資源，初步了解企業(yè)，并提煉出展會(huì )所需的賣(mài)點(diǎn)。
企業(yè)要舉辦展會(huì )，肯定是要與自身相關(guān)，所以在策劃之前應該對企業(yè)進(jìn)行了解，包括其性質(zhì)、主要業(yè)務(wù)、發(fā)展歷史、品牌文化、旗艦產(chǎn)品、主要成就，等等。除此之外，還要弄清楚企業(yè)對活動(dòng)的想法和要求有哪些。之后進(jìn)行相關(guān)資源的整合，這些資源涵蓋了內部能夠提供的人力物力執行力資源、競爭對手相關(guān)信息、展會(huì )所需達到的廣度和范圍這些方面，對其進(jìn)行有效的收集、整理和分析，可以對展會(huì )有一個(gè)初步的把握。
了解企業(yè)后，接下來(lái)就可以從各種資源材料中提煉成企業(yè)所具有的，或者展會(huì )做需要的賣(mài)點(diǎn)。在整理、分析資料的過(guò)程中，可以得出企業(yè)在市場(chǎng)上所擁的差異化特點(diǎn)和競爭優(yōu)勢，以及目標人群的需求和喜好，通過(guò)推導、逆勢等方式得出消費者最感興趣的一些要點(diǎn)。這些要點(diǎn)既可以作為展覽定位和主題的重要參考，或是在展覽中作為精彩亮點(diǎn)吸引觀(guān)眾的目光。
2. 確定展會(huì )定位和主題，制定詳細的計劃，明確各項具體內容。
根據已有的情報和資源進(jìn)行分析之后，可以對展會(huì )的定位有一個(gè)更為清晰的認識。定位指的就是以哪種具體的形式和流程來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，因為參展需要通過(guò)資源和目的的結合來(lái)達到一個(gè)高度，然后通過(guò)某些平臺或者載體將這個(gè)表現出來(lái)，所以選取具體的形式、平臺、流程等都會(huì )影響到主題的體現。
其后便是以一個(gè)主題來(lái)展現這個(gè)高度。所謂萬(wàn)事開(kāi)頭難，由于之后的所有工作都需要圍繞這個(gè)主題來(lái)展開(kāi)，所以確立主題是非常重要的一步。確立主題，可以從提煉出的賣(mài)點(diǎn)中獲得靈感，突出品牌亮點(diǎn)和特色，也可以和熱門(mén)的正面的時(shí)事相結合，更容易獲得熱度和關(guān)注；和一些流行的先進(jìn)的元素結合起來(lái)，或是進(jìn)行跨界，突出創(chuàng )意，讓展覽更具有獨特性和吸引力。
主題擬定后，以此為核心展開(kāi)對具體內容、形式、持續時(shí)間、傳播方式、具體流程等細分項目的策劃和確定，并落實(shí)參展的經(jīng)費。除此之外，還可以對實(shí)施過(guò)程中各個(gè)階段做出一個(gè)細致周到的方案。
3. 搜集、復制各種展品，按整體規劃對展品進(jìn)行編號和陳列。
做好策劃和方案之后，進(jìn)行實(shí)施的第一步是準備展會(huì )相關(guān)的物料以及展出所需的展品，在對企業(yè)資源的整合過(guò)程中，可以對所需的展品進(jìn)行搜集和挑選，確定之后進(jìn)行復制，并按照策劃對其進(jìn)行陳列和編號，以更好地進(jìn)行跟蹤和監測。
4. 進(jìn)行活動(dòng)宣傳，對會(huì )場(chǎng)進(jìn)行布置。
展出物品塵埃落定后，“硬件”方面的準備還有會(huì )場(chǎng)的布置，此外就是活動(dòng)的宣傳方案了。宣傳推廣其實(shí)一直貫穿展會(huì )的整個(gè)過(guò)程，并且每個(gè)階段的宣傳目的也各有側重，在前期主要是活動(dòng)的預熱，一般在正式開(kāi)始前的時(shí)間里進(jìn)行，可以根據大眾的心理和關(guān)注點(diǎn)來(lái)選擇宣傳手段和形式，在成功獲得一定的熱度后可以持續保持到展會(huì )正式開(kāi)始。但需要注意的是，開(kāi)始前宣傳的時(shí)間要選取合適，不能過(guò)早宣傳也不能太晚，不同時(shí)間進(jìn)行推廣效果也會(huì )不一樣。
在前期宣傳的過(guò)程中，需要布置會(huì )場(chǎng)，不僅要按照活動(dòng)的范圍和廣度、展品的成列進(jìn)行布置，還要與燈光、音響、美術(shù)等相關(guān)的重要工作人員進(jìn)行協(xié)調溝通，并測試展示的效果。
中期的宣傳是在展會(huì )開(kāi)始后通過(guò)多種活動(dòng)策劃傳播方式的組合來(lái)讓吸引參觀(guān)者并在其心中留下深刻印象；而后期則是在活動(dòng)結束后還需要在一段時(shí)間內維持展會(huì )的宣傳，常見(jiàn)的有軟文報道、客戶(hù)走訪(fǎng)等形式，其主要目的是在大眾中進(jìn)一步樹(shù)立企業(yè)形象，并建立起品牌信任感和忠誠度，讓體驗過(guò)的參觀(guān)者對品牌產(chǎn)生更為深刻和積極的認識。
5. 按照策劃進(jìn)行高效完美的執行，策劃組織好展會(huì )的開(kāi)幕式。
在進(jìn)行執行時(shí)需要嚴格按照策劃方案來(lái)進(jìn)行，無(wú)論是會(huì )前的準備、開(kāi)始后的控場(chǎng)、會(huì )后安排都需要盡可能地面面俱到，一絲不茍。除了各個(gè)流程和環(huán)節之外，在實(shí)際的活動(dòng)中，策劃者還應該考慮到觀(guān)展人群的流動(dòng)，要保障提供良好的參觀(guān)體驗，就要事先設計好人群流動(dòng)路線(xiàn)，而在開(kāi)始后也應該安排人員進(jìn)行有力的引導和控場(chǎng)。
此外，展會(huì )的開(kāi)始一般需要一個(gè)開(kāi)幕式，這可以看做是宣傳的一部分，也是整個(gè)主題的總領(lǐng)性概括，可以讓大眾在參觀(guān)前對其產(chǎn)生一個(gè)整體的認識和期待。
同時(shí)，除了面向大眾發(fā)出邀請外，吸引更多人關(guān)注和參觀(guān)外，還可以對重要的嘉賓人物、公媒體等進(jìn)行邀請，可以進(jìn)一步擴大活動(dòng)的權威性好和知名度。在這些群體進(jìn)行參與時(shí)，還要主動(dòng)熱情地進(jìn)行講解。
6. 準備好更多方案，以應對贊助、風(fēng)控等其他情況。
有些企業(yè)在舉辦展會(huì )時(shí)會(huì )要求尋找贊助，所以需要了解相關(guān)企業(yè)所需要的贊助金額以及能夠為贊助商提供的服務(wù)和實(shí)惠。比如，在某一行業(yè)具有一定影響力的企業(yè)需要舉辦一個(gè)專(zhuān)業(yè)性強的展會(huì )，而在活動(dòng)宣傳過(guò)程中，企業(yè)可以為贊助者提供一些活動(dòng)策劃位、冠名權等利益，通過(guò)有形資產(chǎn)與無(wú)形資產(chǎn)的交換，達到互利共贏(yíng)。
此外，企業(yè)的每一次開(kāi)展這種活動(dòng)其實(shí)都存在著(zhù)失敗的風(fēng)險，而在參展過(guò)程中也有許多或大或小的潛在危機，面對這些風(fēng)險，策劃者需要在活動(dòng)前準備好風(fēng)險控制方案，以備不時(shí)之需。
7. 了解公眾對于活動(dòng)的感受和反饋，在結束后對整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行評估。
活動(dòng)結束后，除了后續的宣傳外，還需要對展會(huì )的效果進(jìn)行跟進(jìn)，了解參觀(guān)者對于活動(dòng)的體驗感受，積極獲取專(zhuān)業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋，比如問(wèn)卷調查就是一個(gè)非常泛用的手段。將這些反饋進(jìn)量化分析，對整個(gè)活動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)和不足進(jìn)行評估和分析，為之后提供更多參考經(jīng)驗，不斷提升策劃水平。
此外，如果是長(cháng)期的展會(huì )，則需要不斷地補充新的內容，使之適應不同階段公眾的參觀(guān)需求，并及時(shí)反映出企業(yè)的發(fā)展和成果。